Klantadvies en Burgerzaken

Wij ontsluiten digitaal zaakgericht werken

Inwoners konden met hun DigiD steeds meer producten aanvragen, zoals een aanvraag van geheimhouding adres en wijziging naamgebruik. We namen de producten ‘Inschrijving en aangifte verhuizing’ in gebruik. Het is sinds 2021 mogelijk dat ouders voor hun kind(eren) digitaal een toestemmingsformulier indienen voor een reisdocument. Dit scheelt een bezoek aan het gemeentehuis en daardoor tijd.

We monitoren de klanttevredenheid

Klantervaringen meten we met structurele klantfeedback, om de dienstverlening te verbeteren. Dit deden we elk kwartaal voor de balie en de telefoon. We hebben nu geen resultaten van het tweejaarlijks dienstverleningsonderzoek, omdat dit gedaan was in 2020. We werkten continu aan de feedback die we kregen.

Personeel en organisatie

We moderniseren onze P&O-processen

We moderniseerden Personeel en Organisatie (P&O) processen met behulp van E-HRM. We gingen door met de digitalisering van P&O-processen, voor zowel de medewerker als de werkgever. Dit varieert van verlofvormen die digitaal zijn aan te vragen tot diverse processen aan de werkgeverskant zoals een functiewijziging doorvoeren of terugbetalingsverplichting bij een studie.

We hebben aandacht voor leren en ontwikkelen

We investeerden in verschillende doorvertalingen van (maatschappelijke) ontwikkelingen naar een divers leer- en inspiratie-aanbod. Hierbij speelde ons platform ‘Bronckhorst Leert Door’ een centrale rol. We gaven extra aandacht aan de kerncompetentie professioneel werken in relatie tot digitale vaardigheden.

We rollen opgavengestuurd werken uit in de organisatie

We zetten de eerste stappen met opgavengestuurd werken binnen de Omgevingswet. In 2022 ontwikkelen we dit verder en maken daarbij onderscheid tussen projecten, processen en programma’s.

We krijgen een nieuw functiewaarderingssysteem

In het najaar van 2021 zijn we gestart met de implementatie van HR21. Dit traject heeft een lange doorlooptiid en zal ook geheel 2022 nog zijn beslag nemen. Als dit systeem is ingevoerd kunnen we weer inspelen op veranderingen die zich voordoen in functies bij onze organisatie.

We zoeken passende medewerkers om het werk te doen

De arbeidsmarkt staat onder druk. In een relatief dunbevolkte en vergrijzende regio merkten we dat goed. Steeds vaker was het een zoektocht om de juiste kandidaten te vinden voor onze vacatures. We pasten onze wervingskanalen aan en vaker vonden wij geschikte kandidaten buiten onze regio. Wij vermoeden dat het thuiswerken hieraan bijdroeg.

We werken aan de raadsmotie om onderzoek te verrichten naar de personele haalbaarheid van de gemeentelijke ambities

De hoofdvraag vanuit de raad luidde: ‘Heeft de gemeente Bronckhorst kwantitatief en kwalitatief voldoende personeel, kijkend naar de opgaven en het ambitieniveau van de gemeente?’. Samen met BMC voerden we dit onderzoek uit. De uitkomsten waren beschikbaar voor de verkiezingen.

We vragen van nieuwe medewerkers een Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Alle nieuwe medewerkers vroegen voor hun indiensttreding een Verklaring omtrent gedrag (VOG) aan. We namen de VOG als ontbindende voorwaarde in de arbeidsovereenkomst op. Daarnaast woonden alle nieuwe medewerkers een bijeenkomst bij over integriteit en waar de eed of belofte werd afgelegd. Tijdens terugkoppelingen en werkoverleggen legden we uit wat integriteit betekent als je thuiswerkt. Hierbij werd extra aandacht gevraagd voor het veilig houden van informatie in een niet-kantoor omgeving. Voor meer verdieping was er een (vrij toegankelijk) aanbod op het leerplatform 'Bronckhorst leert door’ beschikbaar.

Overzicht van medewerkers

Hieronder staat op uw verzoek een overzicht van de fte’s met een specificatie naar tijdelijke en vaste dienstverbanden en de vacatures. In het overzicht staan niet de raadsleden, collegeleden, WSW-medewerkers, Babsen, ingehuurde medewerkers en stagiaires.

Informatievoorziening en automatisering

We doen steeds meer in de cloud

De overgang van functionele applicaties naar de cloud, omdat leveranciers plaatsing op eigen locatie niet meer ondersteunen, zette zich door.

De invoering van een nieuw financieel programma liep vertraging op door tijdgebrek bij de leverancier. In 2022 gaan we hiermee verder.

De tendens van applicaties naar de cloud maakt dat de jaarlijkse kosten voor de applicaties toenemen. De besparingen, zoals op technisch applicatiebeheer, liggen verder in de toekomst.

Planning en control

We verbeteren de processen van sturing, beheersing, besluitvorming en verantwoording

We spraken met beleidsmedewerkers over indicatoren en ontwikkelden nieuwe waar deze passend zijn, zoals bij de nieuwe visie op warmte en toerisme. Het risicomanagement in coronatijd kreeg extra aandacht. De wet rond de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld. De accountant gaf aan dat we met onze interne controle een goede basis hebben staan.

We krijgen samenhang tussen de stukken binnen onze P&C-cyclus

De leesbaarheid en samenhang tussen de stukken ontwikkelden we verder. Hierover ontvingen we positieve feedback vanuit de raad. In de toekomst ontwikkelen we dit door.

Facilitaire zaken

We nemen maatregelen zodat onze medewerkers hun werk goed en veilig uit kunnen voeren

Wij troffen voorbereidingen om het activiteitgericht werken verder uit te rollen. De activiteit is leidend is voor de werklocatie. De activiteit kan op kantoor, thuis of een andere locatie. Wij pasten een vleugel van het gemeentehuis aan tot pilotomgeving voor het activiteitgericht werken op kantoor. In deze pilotomgeving creëerden wij verschillende soorten werkplekken en faciliteiten om het activiteitgericht werken te ondersteunen.

Communicatie

We veranderen onze digitale en visuele communicatie

De wereld om ons heen wordt steeds digitaler. Mensen zijn meer visueel ingesteld. We zetten daarom vaker in op het gebruik van bijvoorbeeld filmpjes en infographics. Door corona kon een fysieke avond voor nieuwe inwoners niet doorgaan, daarom maakten we een speciale film. Digitaal Platform Op morgen werd steeds verder ontwikkeld, inclusief veel filmpjes met tips. Voor onze arbeidsmarktcommunicatie maakten we een nieuwe opzet. We fristen onze huisstijl op, waarbij het bekende logo bleef.

We geven veel informatie via onze sociale media

We wilden online zijn waar onze inwoners zijn. Inwoners zijn uren per dag online op sociale media. Dan is het belangrijk hier als gemeente aanwezig te zijn en aan te blijven sluiten bij de leefwereld van onze inwoners. We ontwikkelden de newsroom verder door. Er waren via Instagram en facebook livesessies, we zetten participatie in voor de omgevingsvisie en we adverteerden bij specifieke doelgroepen voor een groter bereik en interactie op onze oproepen voor onder andere stembureauleden en vacatures.

We geven invulling aan de crisiscommunicatie rondom corona in de nazorgfase

Inwoners, ondernemers en organisaties wisten welke maatregelen golden en hoe te handelen. Vooral in de eerste maanden en laatste weken van het jaar toen strenge lockdowns van kracht waren. We gaven veel aandacht aan de vaccinatiecampagne. Via alle gemeentelijke kanalen (on- en offline) informeerden wij inwoners steeds over de actuele regels/aanpassingen.

Juridische zaken

We zorgen dat medewerkers meer juridisch inzicht en juridische kennis krijgen

We hebben medewerkers meegenomen in bewustwording van de juridische vraagstukken en waarop gelet moet worden. Daarbij gaven we uitleg over het doorlopen van de procedure van de Wob-verzoeken en lazen mee bij de te versturen besluiten en brieven. In 2022 zal dit een vervolg krijgen ter voorbereiding op de Woo.